[مقال] ينبغي على الشركات والمؤسسات في الشرق الأوسط تطبيق إدارة الاحتفاظ بالمعلومات لتحقيق حوكمة المعلومات

ستيف بيلي من شركة كوم ڤولت يشرح الأسباب التي تحتم الانتقال من حلول الإدارة التقليدية للمعلومات إلى إدارة الاحتفاظ بالمعلومات في منطقة الشرق الأوسط.

هذا المقال يعتبر أولى مساهمات  Procre8 للعلاقات العامة على المجلة التقنية.

مع تطور أسواق المال في جميع دول منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، أصبحت المنطقة مضطرة إلى الاتجاه نحو الممارسات التي تحقق المزيد من الشفافية والإفصاح والرقابة والحوكمة الصرامة. وقد اكتسبت إدارة المعلومات وتأمينها أهمية وتركيزا متزايدا في إطار الباقة المتنوعة من ممارسات حوكمة الشركات.

شهدت الثلاثين عاما الماضية ظهور العديد من الوسائل والطرق المختلفة لإدارة المعلومات، والتي انتهت جميعًا إلى مصير متشابه ألا وهو إنشاء جزر معزولة من المعلومات لتلائم الأغراض التجارية المختلفة بدون أية لمحة واحدة من التماسك أو الوحدة.

هذه الطرق والأساليب التقليدية مهيأة الآن للتغيير والتطور مع طرح مفهوم حوكمة المعلومات Information Governance الذي يحشد ويمزج الإمكانيات والقدرات الرئيسية التي تحتاجها المؤسسات والشركات من أجل إدارة المخاطر وتحسين الكفاءة من ثم تحسين قيمة المعلومات في النهاية. يمثل مفهوم حوكمة المعلومات ثورة في منهج الشركات في صياغة استراتيجية عامة لإدارة المعلومات وتنفيذها، استراتيجية تتعامل مع أهداف الالتزام والتوافق التشريعي والمخاطر القانونية من خلال التركيز على تقديم مزايا متدرجة دون المساس بإنتاجية المستخدم النهائي وقدرته على الوصول للمعلومات.

لطالما بشرت حلول إدارة دورة المعلومات بتوفير حل لحوكمة المعلومات، ولكنها للأسف الشديد فشلت في الوفاء بوعودها الأساسية مثل التصنيف حسب المفهوم ودمج الانتشار وتمكين الاستفادة وإدارة المراجعة وتطبيق الاحتفاظ والتخلص النهائي. تميل إدارة دورة المعلومات في مناهجها إلى أسلوب فوقي “يتجه من أعلى لأسفل”، مما يؤدي إلى تعدد وتكرار للنظم والتطبيقات الرئيسية. ولم تكن التكنولوجيا في ذلك تتسم بالتكامل والترابط كما هو الحال الآن. وكانت النتيجة النهائية هي التطبيق على نطاق محدود، وكان الأمر برمته عبارة عن عملية تستند فقط على المستخدم النهائي وتؤدي إلى إنشاء جزر متعددة من السجلات وأخيرا عدم وجود فكرة للتكرار أو النسخ على مستوى المؤسسة أو الشركة.

إقرأ المزيد